it-консалтинг и аутсорсинг
что мы делаем контакты блог

Проблемы миграции на облачные почтовые сервисы

Федор Костылев 20.04.2016

Репин - Казаки

Для среднего бизнеса почта – наиважнейший инструмент. Вся коммуникация, планирование, истории сделок и переписок – все хранится в письмах. А поскольку на ERP (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) переходят крайне редко и расходы постоянно необходимо сокращать, приходится повышать эффективность работы с почтой без дополнительных затрат. Но собственный почтовый сервер – это хлопотное и неэффективное вложение средств, а отправлять письма с личных ящиков сотрудников – некрасиво.

Здесь на помощь приходят облачные сервисы. Google Apps for Work или Яндекс Почта Для Домена окажутся для многих решением, которое они всегда искали. Но мало купить себе место в облаке, нужно еще и перенести старую почту. Размеры ящиков и локальных архивов некоторых сотрудников могут достигать 50-70 ГБ, а сами письма – исчисляться сотнями тысяч. Переносить такие объемы вручную – это непросто. Благо, в почтовых сервисах уже существуют встроенные механизмы импорта.

Если вы предпочитаете Gmail, то за 5 долларов США в месяц на сотрудника Google Apps for Work предоставит почтовый ящик объемом 30 ГБ и все привычные сервисы Google: Календарь, Диск, Документы, Группы, Сайты и прочее. Для переноса старой почты сервис предлагает два механизма – импорт ящиков целиком или писем из конкретных учетных записей. В панели администрирования Google Apps вы можете запустить процесс переноса с сервера Exchange и ввести реквизиты доступа к нужным учетным записям. Автоматически будут созданы соответсвующие записи в Google Apps, а затем перенесены почта и календари. Также, вы можете импортировать письма в уже готовую учетную запись, просто введя логин и пароль от старого ящика.

Accounts

Если же ваш выбор пал на Яндекс, то к вашим услугам – бесплатная Яндекс Почта Для Домена, с неограниченным (теоретически) объемом ящика, Календарями и облачным хранилищем Яндекс.Диск. Механизмы импорта идентичны своим эквивалентам от Google, однако на практике могут показать себя немного менее надежными.

К сожалению, даже самые надежные сервисы импорта иногда могут подвести. В таких случаях приходится прибегать к незатейливому процессу ручного переноса – просто подключить новую и старую учетные записи к одному почтовому клиенту и вручную скопировать письма.

Screen Shot 2016-03-30 at 10.10.27 PM

Gmail предоставляет возможность немного упростить этот процесс для пользователей Outlook. Google Apps Sync for Microsoft Outlook использует специализированный протокол MAPI, значительно улучшая работу программы с сервисом. Вместе с программой поставляется утилита Google Apps Migration for Microsoft Outlook для загрузки старой почты и календарей из программы в Gmail. Однако, стоит учитывать ограничения, накладываемые почтовым сервисом на трафик от таких клиентов.

Capture

Если же вы загружаете почту через другой клиент, например, Mail на Mac OS X, вы будете подключены по протоколу IMAP и в силу вступят другие ограничения. В таких условиях только загрузка, скажем, 30 ГБ почты займет не один день, а копирование через почтовый клиент – и того дольше. Стоит соблюдать осторожность, ведь превышение ограничений Gmail может привести к временной блокировке учетной записи, которую даже администратор Google Apps не всегда может снять. А потому, если у вас есть возможность, мы рекомендуем всегда использовать встроенные инструменты миграции Google.

Яндекс Почта, в свою очередь, предоставляет неограниченный размер почтового ящика, обеспечивает доступ по протоколу IMAP и не обозначает никаких лимитов на загрузку или скачивание писем, однако сервис накладывает довольно любопытное ограничение на общий объем: при создании учетной записи Яндекс выделяет 10 ГБ пространства, и если оно будет заполнено – потребуется зайти в почту через веб-интерфейс и сервис добавит один дополнительный гигабайт. Поэтому, если при импорте вы планируете загружать больше 10 ГБ старых писем, мы также рекомендуем использовать встроенные инструменты миграции.

Импорт, перенос и работа с почтой только кажутся простыми, пока объемы ваших ящиков укладываются в строгие рамки почтовых провайдеров. С каждым годом количество писем и объемы учетных записей растут в геометрической прогрессии, а с ними растут и проблемы. При операциях сложнее чтения и отправки всегда возникают нюансы и проблемы, к которым стоит подготовиться заранее.